Sua empresa perdeu o prazo da NR-1: quais são os riscos e como regularizar a situação

O prazo da NR-1 para inclusão dos riscos psicossociais no Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) venceu em 26 de maio de 2026. A partir dessa data, a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) deixou de ser orientativa e passou a ter caráter punitivo, com possibilidade de multas que variam de R$ 2.396,35 a R$ 6.708,08 por item descumprido, valores que podem dobrar em caso de reincidência e ser multiplicados pelo número de trabalhadores expostos.

O ministro Luiz Marinho confirmou publicamente que não haverá novo adiamento. Mesmo assim, pesquisas setoriais indicam que uma parcela significativa de empresas brasileiras chegou a essa data sem qualquer adequação.

Se a sua organização está nessa situação, este artigo explica, de forma prática, quais são as consequências reais do descumprimento e, mais importante, qual o caminho para regularizar a situação antes que a fiscalização bata à porta.

O que era o prazo da NR-1 e por que tantas empresas ficaram para trás

Para entender a gravidade do cenário atual, é preciso reconstruir a linha do tempo que levou ao prazo da NR-1. Essa história começa em agosto de 2024 e tem dois capítulos de prorrogação que criaram uma falsa sensação de segurança no mercado.

O que a Portaria MTE 1.419/2024 determinou sobre riscos psicossociais

Em 27 de agosto de 2024, o MTE publicou a Portaria nº 1.419/2024, que alterou o item 1.5 da NR-1. A mudança foi direta: os fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho passaram a fazer parte do escopo do Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (GRO), ao lado dos riscos físicos, químicos, biológicos, ergonômicos e de acidentes.

Na prática, a Portaria criou quatro obrigações que não existiam antes:

1. Identificar fatores psicossociais como assédio, sobrecarga, conflitos interpessoais, insegurança no emprego e desequilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
2. Avaliar esses fatores com metodologia cientificamente reconhecida, como o COPSOQ, o HSE-IT ou o PROART.
3. Incluir os resultados no inventário de riscos do PGR, com classificação de gravidade e medidas de controle.
4. Monitorar continuamente a eficácia das medidas adotadas, mantendo um ciclo ativo de gestão.

A vigência original estava prevista para maio de 2025. No entanto, pressões de entidades empresariais e dificuldades técnicas alegadas pelo setor produtivo levaram o MTE a publicar a Portaria nº 765, de 15 de maio de 2025, prorrogando o início da fase punitiva para 26 de maio de 2026. O período entre maio de 2025 e maio de 2026 foi classificado como fase educativa e orientativa, sem aplicação de multas.

Esse intervalo de 12 meses deveria ter sido utilizado pelas empresas para estruturar seus programas. Em muitos casos, foi tratado como licença para adiar.

Por que o prazo da NR-1 pegou tantas empresas de surpresa

A pergunta é legítima: como uma obrigação com dois anos de antecedência e um ano de prorrogação pegou o mercado despreparado? A resposta envolve uma combinação de fatores que se retroalimentaram.

• Expectativa de nova prorrogação: durante todo o primeiro semestre de 2026, entidades patronais pressionaram o MTE por um segundo adiamento. Muitos empresários apostaram que a história se repetiria. Não se repetiu. A Comissão Tripartite Paritária Permanente (CTPP), em reunião nos dias 24 e 25 de março de 2026, reafirmou de forma categórica a manutenção do prazo da NR-1.
• Confusão entre pesquisa de clima e avaliação de riscos: um número expressivo de empresas acreditou que seus programas de bem estar ou suas pesquisas de clima organizacional já atendiam à exigência. Não atendem. Pesquisa de clima mede percepção e satisfação. Avaliação de riscos psicossociais mede exposição a fatores que causam adoecimento, com metodologia padronizada e resultados rastreáveis. São instrumentos com finalidades completamente diferentes do ponto de vista técnico e jurídico.
• Desconhecimento sobre o escopo: muitas empresas de pequeno e médio porte sequer tomaram conhecimento da atualização normativa. O tema ficou concentrado em grandes corporações com departamentos de SST estruturados, enquanto o universo das pequenas empresas, que representa a maior fatia do mercado de trabalho brasileiro, permaneceu alheio.
• Falta de profissionais especializados: a inclusão de riscos psicossociais no GRO exige competências que a maioria dos profissionais de segurança do trabalho não desenvolveu ao longo de sua formação. A avaliação psicossocial demanda domínio de instrumentos comportamentais, capacidade de interpretação de escores e habilidade para transformar dados em planos de ação. Essa lacuna técnica atrasou a adequação de muitas organizações.
• Subestimação do risco financeiro: sem dimensionar o valor real das multas e o impacto no FAP e no RAT, muitos gestores trataram a adequação como custo opcional. A conta, como veremos na próxima seção, é significativamente mais cara para quem não se adequou.

O resultado dessa combinação é que, em julho de 2026, existe um volume expressivo de empresas operando fora da conformidade, já dentro do período de fiscalização punitiva e com janela de adequação cada vez mais estreita.

Qual é a situação atual: o que vale agora que o prazo da NR-1 já venceu

Desde 26 de maio de 2026, o cenário regulatório se divide em duas fases que coexistem:

Fase 1: Dupla visita (26 de maio a agosto de 2026)

A Portaria MTE 765/2025 previu a aplicação do mecanismo de dupla visita pela Inspeção do Trabalho durante os 90 dias subsequentes ao início da fiscalização punitiva. Na primeira visita, o auditor fiscal identifica as irregularidades e concede prazo para adequação. Na segunda visita, se as irregularidades permanecerem, lavra o auto de infração.

Fase 2: Fiscalização plena (a partir de agosto de 2026)

Após o encerramento do período de dupla visita, a fiscalização segue o rito normal da NR-28. O auditor pode autuar já na primeira visita, sem necessidade de visita prévia orientativa. A empresa que não estiver em conformidade recebe o auto de infração imediatamente.

A tabela a seguir resume o cronograma completo:

Período	Marco regulatório	Tipo de fiscalização	Consequência para a empresa
Ago/2024	Portaria MTE 1.419/2024	Publicação da norma	Início do prazo de adequação
Mai/2025 a Mai/2026	Portaria MTE 765/2025	Educativa e orientativa	Sem multas, apenas orientação
26/Mai a Ago/2026	Início da fase punitiva	Dupla visita	Primeira visita orientativa, segunda visita com autuação
A partir de Ago/2026	Encerramento da dupla visita	Fiscalização plena pela NR-28	Autuação já na primeira visita

Quem ainda não iniciou a adequação está, portanto, em uma posição delicada, mas não irreversível. A janela da dupla visita ainda permite iniciar o processo e demonstrar boa fé ao auditor fiscal. Porém, essa janela se fecha em questão de semanas, o que torna cada dia de atraso um dia a menos de margem.

Existe ainda um agravante que muitas empresas desconhecem: o Ministério Público do Trabalho (MPT) não está vinculado ao cronograma da Inspeção do Trabalho. O MPT já considera os fatores psicossociais em suas investigações e ações civis públicas com base na Constituição Federal, na CLT e nas normas regulamentadoras vigentes. Isso significa que empresas em setores de alta incidência de adoecimento mental podem ser investigadas pelo MPT independentemente do prazo da NR-1 ou do período de dupla visita.

Como regularizar a situação depois de perder o prazo da NR-1

A empresa que perdeu o prazo da NR-1 não está condenada. Está atrasada. E a diferença entre as duas situações é justamente a capacidade de agir com rapidez, método e documentação. O auditor fiscal não avalia apenas se a empresa está em conformidade no momento da visita. Avalia também se existe um processo em andamento, com evidências de boa fé e compromisso com a adequação. Iniciar a regularização agora, mesmo fora do prazo, é a única decisão que reduz simultaneamente o risco de multa, o risco tributário e o risco judicial.

O processo de regularização pode ser dividido em quatro passos sequenciais. Cada passo gera um produto documental específico que alimenta o passo seguinte e, em conjunto, compõe o dossiê de conformidade que a empresa precisa apresentar em caso de fiscalização.

Passo 1: realizar a Avaliação Ergonômica Preliminar com foco psicossocial

O ponto de partida é a Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP) com foco nos fatores de risco psicossociais. Trata-se de uma análise inicial, mais rápida e menos aprofundada que uma avaliação completa, cujo objetivo é mapear a presença ou ausência de indicadores que justifiquem uma investigação detalhada.

Para empresas que estão começando do zero após o prazo da NR-1, a AEP cumpre duas funções simultâneas: produz o primeiro registro documental de que a empresa iniciou o processo de adequação e direciona os recursos para os setores ou funções que apresentam maior exposição.

Os indicadores que a AEP deve levantar incluem:

• Volume de afastamentos por CID F (transtornos mentais e comportamentais) nos últimos 12 a 24 meses, segmentado por setor e função.
• Taxa de rotatividade (turnover) por setor, com atenção especial a áreas que apresentam saída acima da média da empresa.
• Registros formais ou informais de queixas por assédio moral, assédio sexual ou conflitos recorrentes com lideranças.
• Indicadores de sobrecarga: horas extras habituais, acúmulo de funções, metas sistematicamente acima da capacidade das equipes.
• Queixas recorrentes em exames periódicos relacionadas a insônia, cefaleia, fadiga crônica e sintomas de ansiedade.
• Histórico de ações trabalhistas com pedidos de indenização por dano moral vinculados ao ambiente de trabalho.

A AEP pode ser realizada em um prazo de 5 a 15 dias úteis, dependendo do porte da empresa e da disponibilidade dos dados internos. O produto final é um relatório preliminar que identifica quais setores ou funções apresentam sinais de exposição a riscos psicossociais e recomenda a aplicação de avaliação aprofundada. Esse relatório, datado e assinado pelo responsável técnico, já constitui evidência formal de que a empresa está em processo de adequação.

Passo 2: aplicar avaliação com metodologia validada nos setores críticos

Com os resultados da AEP em mãos, a empresa avança para a avaliação aprofundada dos setores ou funções identificados como prioritários. Esta etapa utiliza questionários padronizados, aplicados de forma coletiva e anônima, que permitem mensurar objetivamente a exposição dos trabalhadores aos fatores de risco.

O instrumento mais utilizado no Brasil é o COPSOQ III (Copenhagen Psychosocial Questionnaire), na versão curta, por reunir três qualidades que interessam especialmente a quem está se regularizando após o prazo da NR-1:

• Reconhecimento pelo MTE: o Guia de Informações sobre Fatores de Riscos Psicossociais publicado pelo Ministério em 2025 referencia o COPSOQ como instrumento tecnicamente reconhecido.
• Validação científica no Brasil: estudos conduzidos por instituições como USP e UFMG confirmaram a robustez psicométrica do instrumento para o contexto brasileiro.
• Aplicação rápida: a versão curta demanda entre 15 e 25 minutos por respondente, viabilizando a coleta em prazo curto sem comprometer a qualidade dos dados.

O fluxo de aplicação segue uma sequência que precisa ser documentada integralmente:

1. Comunicação prévia aos trabalhadores: explicar o objetivo, garantir o anonimato e esclarecer que a avaliação visa melhorar condições de trabalho, não identificar ou punir indivíduos.
2. Aplicação do questionário: digital (por link ou QR Code) ou presencial, com período de coleta entre 7 e 15 dias úteis.
3. Tabulação dos resultados: conversão das respostas em escores por dimensão psicossocial (exigências quantitativas, ritmo de trabalho, apoio social, conflito trabalho e vida pessoal, entre outras).
4. Elaboração do relatório técnico: documento estruturado que apresenta os resultados por dimensão, classifica os riscos por gravidade e indica recomendações de ação.

O tempo total dessa etapa, da comunicação ao relatório final, gira em torno de 20 a 30 dias úteis. Para empresas que precisam demonstrar avanço rápido diante de uma possível fiscalização, é o investimento de tempo mais estratégico de todo o processo.

Passo 3: incluir os riscos psicossociais no PGR e elaborar o plano de ação

Com o relatório de avaliação concluído, a empresa precisa formalizar a inclusão dos resultados no Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR). Essa formalização envolve dois documentos que compõem o PGR: o inventário de riscos e o plano de ação.

No inventário de riscos, cada fator psicossocial identificado deve ser registrado com:

• Descrição objetiva do perigo (exemplo: “sobrecarga quantitativa no setor de expedição, turno noturno, com escore COPSOQ de 4,1 em escala de 5,0”).
• Fonte geradora (exemplo: “escala 6×1 com volume operacional 35% acima da capacidade nominal da equipe”).
• Número de trabalhadores expostos.
• Classificação do risco: crítico, moderado ou tolerável, conforme os escores obtidos.
• Medidas de prevenção já existentes, se houver.

No plano de ação, cada risco classificado como crítico ou moderado precisa de:

1. Ação corretiva ou preventiva: descrição objetiva da medida a ser implementada.
2. Responsável: nome e cargo do profissional que conduzirá a execução.
3. Prazo de implementação: data limite para execução, com marcos intermediários quando aplicável.
4. Indicador de verificação: critério objetivo que permita avaliar se a ação produziu o efeito esperado.
5. Data de reavaliação: quando a eficácia da medida será verificada (recomendável entre 6 e 12 meses).

A atualização do PGR deve ser registrada com data e assinatura dos responsáveis, demonstrando que foi realizada em data específica. Para empresas que estão se adequando após o prazo, esse registro temporal é particularmente relevante: ele comprova quando o processo foi iniciado e qual ritmo de execução está sendo mantido.

Um erro comum que deve ser evitado é tratar o plano de ação como documento genérico. Frases como “melhorar o clima organizacional” ou “promover o bem estar dos colaboradores” não têm valor documental para fins de fiscalização. O auditor busca ações específicas, mensuráveis e com responsáveis identificados. A diferença entre um plano de ação robusto e um plano de ação frágil pode ser a diferença entre uma orientação e uma autuação.

Passo 4: alinhar os registros do eSocial e a documentação de SST

O último passo do processo de regularização é garantir a coerência entre o PGR atualizado e os registros enviados ao eSocial. Essa etapa é frequentemente negligenciada, mas é justamente nela que a fiscalização identifica inconsistências.

O evento do eSocial mais relevante nesse contexto é o S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho, Agentes Nocivos), que registra a exposição do trabalhador a agentes nocivos e fatores de risco. Com a inclusão dos riscos psicossociais no GRO, a expectativa é que esses fatores passem a constar nos registros quando a exposição for classificada como relevante.

A coerência documental exige atenção a três pontos:

• PGR e eSocial devem refletir a mesma realidade: se o PGR identifica riscos psicossociais em determinados setores, os registros do S-2240 precisam ser consistentes com essa identificação. Inconsistências entre os dois sistemas são facilmente detectáveis.
• Afastamentos por CID F devem ser monitorados: a empresa precisa acompanhar os afastamentos por transtornos mentais e avaliar, caso a caso, a necessidade de emissão de CAT. A omissão na emissão de CAT quando há indícios de nexo causal com o trabalho configura infração adicional.
• Os três departamentos precisam conversar: SST, RH e o responsável pelo envio das obrigações do eSocial devem operar de forma integrada. A fragmentação de informações entre setores é uma das principais causas de inconsistência documental.

Para empresas que estão se regularizando após o prazo da NR-1, a recomendação é realizar uma auditoria interna simplificada nos registros dos últimos 24 meses, verificando se existem afastamentos por CID F que não foram acompanhados de análise de nexo causal e se os registros do eSocial refletem adequadamente as condições ambientais do trabalho. Essa auditoria não precisa ser complexa, mas precisa existir e estar documentada.

Exemplo prático: como uma empresa se regularizou após perder o prazo da NR-1

Para tornar o processo tangível, considere o caso fictício de uma rede de clínicas odontológicas com 95 empregados distribuídos em quatro unidades no interior de Minas Gerais. A empresa possui CIPA constituída, mas nunca havia incluído riscos psicossociais no PGR. Quando o prazo da NR-1 venceu em maio de 2026, a direção percebeu que a adequação não havia sido sequer iniciada.

Diagnóstico da situação inicial

A empresa operava com PGR focado exclusivamente em riscos biológicos (exposição a materiais perfurocortantes) e ergonômicos (postura dos profissionais durante os atendimentos). Nos últimos 18 meses, três colaboradoras do setor administrativo haviam se afastado por ansiedade (CID F41) e uma recepcionista registrou queixa formal de assédio moral contra a gerente de uma das unidades. Nenhum desses eventos havia sido tratado como risco ocupacional.

Cronograma de regularização executado

Etapa	Ação realizada	Prazo de execução	Produto gerado
Semana 1 a 2	AEP com foco psicossocial nas 4 unidades	10 dias úteis	Relatório preliminar com identificação de 3 setores críticos
Semana 3 a 5	Aplicação do COPSOQ (versão curta) nos setores críticos	15 dias úteis	Relatório de avaliação com escores por dimensão
Semana 6	Atualização do PGR (inventário de riscos e plano de ação)	5 dias úteis	PGR atualizado, datado e assinado
Semana 7 a 8	Alinhamento dos registros do eSocial e auditoria interna	10 dias úteis	Relatório de consistência documental
Semana 9 em diante	Início da execução do plano de ação	Contínuo	Evidências de execução (atas, registros, indicadores)

O processo completo, da AEP ao início da execução do plano de ação, consumiu 9 semanas. A empresa optou por contratar consultoria especializada para conduzir as etapas 1 a 4, garantindo consistência técnica e velocidade na documentação.

Resultados da avaliação e medidas adotadas

O COPSOQ revelou três dimensões em nível crítico:

• Exigências emocionais: escore 3,9 de 5,0, concentrado nas recepcionistas que lidam com pacientes em situações de dor e ansiedade.
• Conflitos interpessoais com liderança: escore 3,7 de 5,0, concentrado na unidade onde havia registro de queixa por assédio moral.
• Insegurança no emprego: escore 3,4 de 5,0, generalizado em todas as unidades, associado a contratos temporários e falta de perspectiva de efetivação.

O plano de ação incluiu três frentes prioritárias com prazos entre 30 e 90 dias:

1. Capacitação das gerentes de unidade em comunicação não violenta e gestão de equipe, com carga horária de 8 horas e certificação, executada em 30 dias.
2. Criação de canal anônimo de denúncia com protocolo formal de apuração, implementado em 45 dias.
3. Revisão da política de contratação, com redução de contratos temporários e criação de critérios objetivos para efetivação, concluída em 90 dias.

Por que a contratação de consultoria especializada acelerou o processo

A rede de clínicas não possuía, internamente, profissionais com experiência em avaliação psicossocial. O técnico de segurança do trabalho dominava os riscos biológicos e ergonômicos, mas nunca havia aplicado o COPSOQ nem elaborado plano de ação para riscos psicossociais. A tentativa de conduzir o processo internamente teria consumido meses de curva de aprendizado, com risco de produzir documentação frágil.

Para conduzir o processo de regularização com segurança, é recomendável buscar um profissional especializado em gestão NR-1. A Gestora NR1 Milene Moreira, que atua em Uberlândia e região, oferece desde a avaliação inicial até o acompanhamento anual exigido pela norma. Esse modelo de serviço, que inclui o monitoramento contínuo após a implementação, resolve um dos problemas mais comuns do mercado: empresas que contratam uma consultoria para produzir o relatório inicial, mas ficam sem suporte para executar o plano de ação e manter o ciclo de gestão ativo.

O custo da consultoria especializada, quando comparado ao valor potencial das multas (que podem ultrapassar centenas de milhares de reais conforme o porte da empresa), ao aumento do FAP sobre a folha de pagamento e ao passivo de ações trabalhistas por dano moral, representa uma fração do risco financeiro. A decisão de investir em regularização profissional não é uma despesa. É a medida de proteção mais objetiva que a empresa pode adotar neste momento.

Vantagens de regularizar agora vs. riscos de continuar fora do prazo da NR-1

A decisão de regularizar ou postergar não é neutra. Cada semana de atraso amplia a exposição financeira, tributária e judicial da empresa. A tabela a seguir confronta os dois cenários para tornar a comparação objetiva.

Aspecto	Empresa que regulariza agora	Empresa que continua sem adequação
Risco de multa administrativa	Reduzido. Demonstração de boa fé e processo em andamento atenuam a gradação da penalidade	Máximo. Ausência total de gestão configura infração grave ou gravíssima
Comportamento do auditor na dupla visita	Tende a conceder prazo para finalização, com orientação complementar	Tende a registrar a irregularidade com maior severidade, especialmente se não houver qualquer evidência de início do processo
FAP no próximo exercício	Tendência de estabilização ou redução, à medida que os afastamentos por CID F diminuem	Tendência de aumento progressivo, elevando o custo mensal sobre a folha de pagamento
Passivo trabalhista	Documentação de diligência que dificulta condenações por omissão do empregador	Ausência de evidências de prevenção que facilita o reconhecimento de nexo causal em ações individuais e coletivas
Exposição ao MPT	Reduzida. PGR atualizado demonstra conformidade com as obrigações legais vigentes	Elevada. Empresas sem gestão documentada são alvos preferenciais de inquéritos civis
Absenteísmo e rotatividade	Redução documentada ao longo dos primeiros 12 meses de gestão ativa	Manutenção ou agravamento dos índices, com custo crescente de reposição e treinamento
Reputação e marca empregadora	Posicionamento como empresa responsável, atrativa para profissionais qualificados	Risco de exposição negativa em caso de denúncia pública, fiscalização ou ação do MPT
Custo total estimado em 12 meses	Investimento em consultoria e adequação (controlável e previsível)	Multas, aumento do FAP, ações trabalhistas, rotatividade e queda de produtividade (imprevisível e cumulativo)

A leitura dessa comparação não deixa margem para ambiguidade. O custo de regularizar é um investimento definido, com escopo, prazo e valor previsíveis. O custo de não regularizar é uma exposição aberta, sem teto e sem prazo de encerramento, que se agrava com o tempo. Empresas que tratam a adequação como despesa estão comparando números errados. A comparação correta é entre o valor da regularização e o valor do passivo potencial que a inação acumula.

Os cinco erros mais comuns de empresas que tentam se adequar após o prazo da NR-1

A pressa para regularizar gera, com frequência, decisões que comprometem a qualidade do processo e produzem documentação que não resiste a uma fiscalização. Conhecer esses erros antes de cometê-los poupa tempo, dinheiro e retrabalho.

Erro 1: substituir avaliação de riscos por pesquisa de clima

É o erro mais frequente e o mais perigoso do ponto de vista regulatório. Muitas empresas, na tentativa de apresentar alguma documentação rapidamente, aplicam uma pesquisa de clima organizacional e a inserem no PGR como se fosse avaliação psicossocial. A fiscalização não aceita essa substituição.

Pesquisa de clima mede satisfação, engajamento e percepção dos trabalhadores sobre a empresa. Avaliação de riscos psicossociais mede exposição a fatores que podem causar adoecimento, com escala padronizada, escores comparáveis e rastreabilidade metodológica. Apresentar uma pesquisa de clima em uma fiscalização é o equivalente a apresentar uma pesquisa de opinião sobre capacetes no lugar de um laudo de proteção contra quedas. São instrumentos com finalidades, estruturas e validades completamente distintas.

Erro 2: produzir PGR genérico, sem dados específicos da empresa

Outro erro recorrente é adquirir modelos prontos de PGR na internet e adaptá-los superficialmente com o nome da empresa. O auditor fiscal identifica essa prática com facilidade, porque o documento não reflete a realidade operacional da organização: os setores descritos não correspondem à estrutura real, os riscos listados são genéricos e o plano de ação não possui responsáveis, prazos ou indicadores concretos.

O PGR precisa ser construído a partir dos dados da empresa. Os riscos listados devem ter sido efetivamente identificados por meio de avaliação realizada naquela organização. Os escores devem refletir respostas coletadas dos trabalhadores daquela empresa. O plano de ação deve nomear pessoas reais, com cargos reais e prazos compatíveis com a estrutura da organização. Documentação genérica não protege a empresa e pode, inclusive, agravar a situação perante o auditor, por configurar tentativa de simulação de conformidade.

Erro 3: tratar a adequação como projeto pontual sem continuidade

Empresas que contratam uma consultoria para produzir o relatório inicial e o PGR, mas não estabelecem mecanismo de acompanhamento, cometem um erro de arquitetura do programa. A NR-1 exige monitoramento contínuo. O auditor não avalia apenas se a empresa fez a avaliação. Avalia se a empresa mantém um ciclo ativo de identificação, ação, verificação e reavaliação.

Na prática, isso significa que o PGR atualizado em junho de 2026 precisa ser reavaliado em 2027. As medidas do plano de ação precisam ser executadas e seus resultados verificados. Novos riscos que surgirem (uma reestruturação, uma fusão, uma mudança de turno) precisam ser incorporados ao inventário. A gestão de riscos psicossociais não é um projeto com início e fim. É um processo permanente, assim como a gestão dos demais riscos ocupacionais.

Erro 4: ignorar a integração com o eSocial

A empresa atualiza o PGR, elabora o plano de ação, executa as medidas corretivas, mas não verifica se os registros do eSocial estão coerentes com a nova documentação. Essa falha de integração cria uma vulnerabilidade que a fiscalização explora com facilidade: se o PGR afirma que a empresa gerencia riscos psicossociais, mas o eSocial registra múltiplos afastamentos por CID F sem qualquer análise de nexo causal ou sem reflexo no evento S-2240, a inconsistência fica evidente.

O alinhamento entre SST, RH e o setor responsável pelo eSocial precisa ser tratado como etapa obrigatória da regularização, não como detalhe administrativo.

Erro 5: concentrar toda a responsabilidade em um único profissional

Delegar a gestão de riscos psicossociais integralmente ao técnico de segurança do trabalho, sem envolver lideranças, RH e direção, compromete a eficácia do programa. Os riscos psicossociais se originam na organização do trabalho: metas, escalas, estilo de gestão, políticas de reconhecimento, canais de comunicação. São fatores que o técnico de segurança pode identificar e documentar, mas que dependem de decisões gerenciais para serem corrigidos.

O programa de gestão precisa ter patrocínio da direção e envolvimento ativo das lideranças de cada setor. Sem esse suporte, o plano de ação vira um documento que descreve mudanças que ninguém tem poder para implementar. A fiscalização avalia justamente isso: se as medidas propostas foram efetivamente executadas ou se o plano permaneceu apenas no papel.

Perguntas frequentes sobre regularização após o prazo da NR-1

A empresa que iniciar a adequação agora pode evitar a multa?

Depende do estágio do processo quando o auditor fiscal realizar a inspeção. Se a empresa estiver dentro do período de dupla visita (até agosto de 2026) e demonstrar, com documentação, que iniciou a regularização de boa fé, o auditor tende a conceder prazo para finalização na primeira visita. Se o auditor retornar e a adequação estiver concluída, a multa pode ser evitada. Após o encerramento da dupla visita, a demonstração de processo em andamento pode influenciar a gradação da penalidade, mas não elimina a possibilidade de autuação.

Quanto tempo leva para regularizar a situação por completo?

O prazo varia conforme o porte e a complexidade da empresa, mas o processo completo, da AEP ao início da execução do plano de ação, pode ser concluído entre 8 e 12 semanas para empresas de pequeno e médio porte. Grandes empresas com múltiplas unidades ou milhares de empregados podem precisar de 4 a 6 meses para uma adequação abrangente. O fundamental é iniciar imediatamente e documentar cada etapa, porque a fiscalização avalia o processo, não apenas o resultado final.

A empresa pode ser multada mais de uma vez pelo mesmo motivo?

Sim. Se a fiscalização autuar e a empresa não corrigir a irregularidade, uma nova inspeção pode gerar nova autuação, com agravante de reincidência que eleva o valor da multa. Além disso, cada item descumprido pode gerar uma autuação independente: ausência de inventário de riscos psicossociais, ausência de plano de ação, ausência de metodologia validada e ausência de monitoramento são infrações distintas que podem ser autuadas separadamente na mesma visita.

A empresa que teve a primeira visita orientativa pode ser autuada na segunda visita por outros itens?

Sim. Na segunda visita, o auditor avalia não apenas os itens indicados na primeira visita, mas o conjunto da conformidade. Se, durante a segunda inspeção, identificar irregularidades adicionais que não foram apontadas anteriormente, pode incluí-las no auto de infração. A dupla visita orienta sobre as irregularidades encontradas, mas não limita o escopo da fiscalização subsequente.

Empresas com menos de 20 empregados também estão sujeitas às mesmas multas?

A obrigação de gerenciar riscos psicossociais alcança toda empresa com empregados CLT, independentemente do porte. O que muda é a gradação da multa, que considera o número de empregados como um dos fatores de cálculo. Microempresas recebem multas proporcionalmente menores em valor absoluto, mas o impacto financeiro relativo ao faturamento pode ser igualmente significativo. A simplificação permitida para empresas menores está no grau de formalização do processo (uma AEP simplificada pode ser suficiente), não na dispensa da obrigação.

O que fazer se o auditor chegar antes de a empresa finalizar a adequação?

A recomendação é apresentar toda a documentação já produzida, mesmo que incompleta. Relatório de AEP, questionários em fase de aplicação, atas de reunião sobre o tema, cronograma de adequação com prazos definidos e qualquer evidência de que o processo está em andamento. Essa documentação não garante imunidade, mas demonstra que a empresa reconheceu a obrigação e está agindo para cumpri-la. O auditor pode, dentro do mecanismo de dupla visita, conceder prazo para finalização com base nessas evidências.

O momento decisivo para a sua empresa

O prazo da NR-1 venceu. Essa é uma realidade que não muda com debate, expectativa de prorrogação ou inação. O que muda é o que a empresa faz a partir de agora. Cada dia sem adequação é um dia a mais de exposição a multas, aumento do FAP, ações trabalhistas e investigações do MPT.

Os 546.254 afastamentos por transtornos mentais registrados em 2025 não são uma estatística abstrata. São o reflexo direto de ambientes de trabalho onde os riscos psicossociais não foram gerenciados. São também o combustível que alimenta a fiscalização: os dados de afastamento por CID F orientam o planejamento das inspeções e a priorização dos setores a serem fiscalizados.

A boa notícia é que a regularização é viável, executável e tem prazo definido. Uma empresa de médio porte pode concluir todo o processo em 8 a 12 semanas. O investimento em consultoria especializada, avaliação e documentação é uma fração do passivo financeiro que a inação acumula. E o benefício vai além da conformidade legal: empresas que gerenciam riscos psicossociais reduzem absenteísmo, rotatividade e custos com planos de saúde, ao mesmo tempo em que fortalecem sua reputação como marca empregadora.

O período de dupla visita se encerra em agosto de 2026. Depois disso, a fiscalização opera sem margem de tolerância. O momento de agir não é amanhã. É hoje.